物业“外包服务”监督管理如何做?

2021-06-11 10:05:07 534

现阶段物业公司对外分包的服务工作主要有:卫生保洁、绿化养护、电梯维保、消防设施设备维保、防盗(对讲)系统维保、“除四害”服务、化粪系统清理等专项服务工作,有的物业企业甚至将小区的治安管理也承包给社会专业保安服务公司。

一、注重合同条款的可操作性,特别是质量标准和考核方法

合同是双方合作的依据,合同内容订立是否充分及是否具有可操作性,对于以后的监督管理工作起到直接的作用。合同的订立是监管工作的步,也是重要的一步,它关系到以后工作的监管能否顺利进行。切合实际的质量标准,将更加便于管理人员的监管。

二、处理好物业公司与外包公司的关系

物业公司与分包单位的关系,是合作的关系。作为一个企业,他们有自己的管理制度、管理方法和管理资源,物管公司去监管他们的工作,不能总是用“你们要怎么做……”、“要听我的……”等等的话,而是多讲建议性的话如“你们可以……”、“你们可以考虑……”如果经常要外包公司按自己的意愿去做,长期下去可能会制约专业公司的技术发挥,陷入“帮人家管理公司”的境地,起到相反的效果。“我们只要效果”是我们要求的标准。当然,对于日常监管发现的问题,物业管理公司要主动提出,并要求他们限期整改。

三、注重结果更要注重过程

好的服务质量=专业技术+良好沟通+考核制度,沟通就是通过交流,使大家清楚双方的工作内容、工作程序和所要达到的工作效果(物业公司的监管工作程序也要让专业公司知道)。纵观现阶段的专业公司,由于他们比较专注于业务(技术)水平,造成他们所考虑的问题仅局限于本岗位专业而忽略了服务水平,他们还未真正认识到他们在区域内是提供服务的,隶属服务行业,专业技术只是一部分,服务管理才是重要的。


四、注重监管过程的记录,为以后评估提供依据

专业公司在服务区域内工作业绩如何,主要是通过物业公司人员日常检查和住户的满意程度表现出来的。特别是住户反映/投诉的问题,我们要做好登记及跟踪;对于检查发现的问题,物业管理公司要做好记录,并在一定的时间进行汇总、评估,评估内容要包括服务管理与专业技术管理,具体可以包含以下方面:

1、每月巡查(即根据合同的条款及标准进行检查)发现服务不到位的宗数;

2、管理处巡查提出整改后处理、跟进的情况;

3、每月收到有效投诉宗数。可以设定宗数,一般为5—10宗/月;

4、有无违反公司/小区规章制度;

5、每月的工作计划和每月的工作总结。总结的内容要包括当月工作的内容、存在的问题和需要管理处配合协调解决的事情;

6、各项技术服务质量是否合格及服务是否到位。

五、运用多种监管手段,加强日常管理

在双方签订的合同中,双方已约定好权利与义务。对于在服务过程中达不到要求的,物业公司人员可以在巡查的基础上,指出他们存在的问题,运用自身的权利进行监管、处罚。通常采取的方法可以有以下几种:

1、当场向岗位员工指出问题,现场整改;

2、与驻场专业负责人沟通,限期整改;

3、发《整改通知书》,通常是发现的问题经2次口头提醒,专业公司仍未整改的;

4、找其他专业公司进行代整改,费用由责任公司出;

5、扣罚工程款,一般在当月发出《整改通知书》累计2份以上的才扣罚工程款;现阶段,很多物管公司处罚专业公司采取的多的方法是扣罚工程款,但扣罚工程款只是考核专业公司的一个手段,而不是的手段。

6、中止服务合同。是所有手段的选择。

通过以上的手段可以看出每种方法是环环相扣的,既可以单独使用,也可综合同时使用。

六、定期与外包公司的负责人进行必要的沟通

物业管理人员除了与驻场的领班/主管/经理进行充分沟通外,还可以定期与驻场的项目经理及以上领导进行必要的沟通,施加压力,促使他们“就范”,提高服务质量。

从事专业公司的监管工作,要做到“严于律己,严于律人”。“严于律己”即要主动学习专业知识,做到一专多长,知识面广阔,这样才能胜任岗位工作。“严于律人”即在监管过程中,要按章(合同)办事,有错就要指出。

声明:转载此文是出于传递更多信息之目的。若有来源标注错误或侵犯了您的合法权益,请作者持权属证明与本网联系,我们将及时更正、删除,谢谢。 邮箱地址:3205845866@qq.com